Yetki belgesi süresini kaçırmanın maliyeti ve bir takip sistemi nasıl kurulur

Yetki sözleşmesi, bir emlak ofisinin elindeki en somut varlıktır. Mal sahibiyle yapılan bu anlaşma, ofise belirli bir süre boyunca o mülkü pazarlama hakkı verir ve emeğin karşılığını korur. Buna rağmen çoğu ofiste yetki belgeleri bir klasörde ya da bir Drive klasöründe durur ve süresi bittiğinde kimse fark etmez.

Fark edildiği an genelde şudur: mal sahibi arar ve “komşu ofis daha iyi teklif getirdi, onlarla anlaştık” der. Sözleşme bitmiştir; ofisin çektiği fotoğraflar, yazdığı ilan metni, yaptığı gösterimler artık hiçbir hak doğurmaz.

Kaçırılan sürenin gerçek maliyeti

Kaçırılan bir yetki süresinin maliyetini hesaplamak için komisyon oranını bilmek yeterli değil. Kalem kalem bakınca:

• Pazarlama gideri. Portal ilan ücreti, profesyonel fotoğraf, varsa video ve drone, sosyal medya reklamı. Bunlar mülk için harcandı ve mülk gitti.
• Danışman zamanı. Gösterimler, mal sahibi görüşmeleri, fiyat pazarlığı turları. Bir mülk için harcanan saatler başka bir mülke harcanamadı.
• Sıcak alıcılar. O mülk için toplanan alıcı listesi, mülk gidince ya kaybolur ya da komşu ofise “bu daireyi biz de biliyoruz” diye yönlenir.
• Mal sahibinin güveni. Süre bitişini takip etmeyen ofis, mal sahibinin gözünde “işini takip etmeyen ofis”tir. Bir sonraki mülkünü de başkasına verir.

Bu kalemleri kendi ofisiniz için toplayın; yetki belgesi başına rakam genelde herkesin tahmininden büyüktür. Rakamı biz uydurmayacağız; kendi defterinizden çıkarın.

Süre neden kaçırılır?

Dört tekrarlayan nedene rastlıyoruz:

1. Belge var, tarih yok. Sözleşme imzalanır, taranır, klasöre konur. Bitiş tarihi hiçbir takvime yazılmaz.
2. Tarih danışmanın telefonunda. Danışman kendi ajandasına not almıştır; danışman izinli, hasta ya da ayrılmışsa tarih de onunla gider.
3. Yenileme görüşmesi son güne bırakılır. Sürenin bittiği hafta mal sahibiyle yenileme konuşmak zordur; mal sahibi zaten “bu kadar zamandır satmadınız” modundadır. Yenileme, bitişten haftalar önce, satış sürecinin bir parçası olarak konuşulmalıdır.
4. Kimse sorumlu değil. Yetki belgesi “ofisin işi”dir ama ofis bir kişi değildir. Belirli bir kişi ve belirli bir günde hatırlatma yoksa iş kimsenin işi olmaz.

Tek sayfalık bir takip düzeni

Yetki takibi için karmaşık bir sistem gerekmez; disiplinli bir düzen gerekir. Aşağıdaki düzen bir tabloyla bile kurulabilir, önemli olan eksiksiz ve kesintisiz olması:

1. Her sözleşmenin dört alanı

Mülk, mal sahibi, sorumlu danışman, bitiş tarihi. Bunlardan biri boşsa kayıt eksiktir. Tarih ayrıca sözleşmenin türünü de taşımalı: münhasır (tek yetkili) ya da genel; süre uzatma maddesi var mı, var ise koşulu ne.

2. Kademeli hatırlatma

Tek bir hatırlatma yetmez; bir hatırlatma bir toplantı sırasında gelir ve unutulur. İşe yarayan kademe şu şekildedir: bitişten 30 gün önce yenileme konuşmasını planla; 14 gün önce mal sahibiyle görüş; 7 gün önce sonucu kaydet; 3 gün ve 1 gün önce son kontrol. Her kademe, sorumlu danışmana ve şube yöneticisine birlikte gitmeli; yalnız danışmana giden hatırlatma, danışman yokken hiç gitmemiş sayılır.

3. Yenileme görüşmesinin gündemi

30 günlük kademede yapılan görüşme bir “uzatalım mı?” sorusu olmamalı. Gündemi şudur: bu sürede ne yaptık (gösterim sayısı, gelen teklifler, alıcı geri bildirimleri), pazarda ne değişti, fiyat konusunda önerimiz ne, önümüzdeki dönem planımız ne. Bu gündemle gelen ofis, yenilemeyi hak eden ofistir. Bu gündem için de kayıt gerekir: gösterimleri ve teklifleri kaydetmeyen ofis, mal sahibine ne yaptığını anlatamaz.

4. Haftalık on dakika

Şube yöneticisi her hafta aynı gün, önümüzdeki 30 gün içinde bitecek yetki belgelerinin listesine bakar ve her biri için sorumlu danışmana tek soru sorar: yenileme görüşmesi ne durumda? On dakika sürer; kaçırılan yetki belgelerinin çoğunu önler. Bu on dakikayı toplantı gündemine sabit madde olarak yazın; gündemde olmayan iş, yoğun haftada ilk atlanan iş olur.

Sistem mi, tablo mu?

Bu düzen bir tabloyla kurulabilir, dedik. Kurulabilir; ama tablo hatırlatma göndermez, sorumlu danışman değişince kaydı devretmez ve mal sahibine anlatmak için gösterim geçmişini yan yana getirmez. Ofis üç danışmanı geçtiğinde ya da ikinci şube açıldığında tablo yetişmez.

Yazılım kullanacaksanız aradığınız şey süslü bir “belge yönetimi” değildir. Şunlara bakın: bitiş tarihi zorunlu alan mı; hatırlatma kademeli mi ve yöneticiye de gidiyor mu; yetki belgesi mülk kaydına ve mal sahibinin kişi kaydına bağlı mı; yenilenen belge yeni bir kayıt olarak geçmişi koruyor mu.

PropOrdo’da yetki takibi

PropOrdo’da her yetki belgesi bir mülke ve bir mal sahibine bağlı kayıt olarak Yetki Belgeleri ekranında durur; bitiş tarihi zorunludur. Süre yaklaştığında sorumlu danışmana ve şube yöneticisine 30, 14, 7, 3 ve 1 gün kala otomatik hatırlatma gider. Yaklaşan bitişler Bugün ekranında ve şube raporunda görünür; mülkün gösterim ve teklif geçmişi de aynı mülk dosyasında olduğundan yenileme görüşmesine hazırlanmak kayıt aramakla geçmez. Bu düzeni kendi portföyünüzle kurmak isterseniz deneme hesabı 14 gün ücretsiz.