Сколько стоит пропущенный срок эксклюзива и как выстроить его отслеживание

Договор на эксклюзив — соглашение с собственником, дающее агентству право продвигать объект в течение определённого срока, — самый осязаемый актив агентства недвижимости. Он защищает вложенный труд. И всё же в большинстве офисов эти договоры лежат в папке или на общем диске, и когда срок истекает, никто не замечает.

Момент, когда это замечают, обычно звучит так: звонит собственник и говорит, что соседнее агентство принесло предложение лучше и они уже подписали. Договор истёк. Сделанные фотографии, написанное объявление, проведённые показы больше не дают никаких прав.

Реальная цена пропущенного срока

Чтобы оценить пропущенный эксклюзив, знать процент комиссии недостаточно. По статьям:

• Расходы на маркетинг. Оплата порталов, профессиональная съёмка, видео и дрон, если использовались, реклама в соцсетях. Всё потрачено на объект, которого больше нет.
• Время агента. Показы, встречи с собственником, раунды торга по цене. Часы, потраченные на этот объект, не были потрачены на другой.
• Тёплые покупатели. Список покупателей, собранный под объект, либо рассыпается, либо перетекает к соседям, которые теперь говорят: «эту квартиру мы тоже знаем».
• Доверие собственника. Агентство, не следящее за собственными сроками, в глазах собственника — агентство, которое не доводит дело до конца. Следующий объект он отдаст другим.

Сложите эти статьи для своего офиса. Сумма на один договор обычно больше, чем кто-либо предполагал. Мы не будем придумывать цифру за вас — возьмите её из своей отчётности.

Почему сроки пропускают

Четыре повторяющиеся причины:

1. Документ есть, даты нет. Договор подписан, отсканирован, положен в папку. Дата окончания не записана ни в один календарь.
2. Дата живёт в телефоне агента. Агент записал в личный ежедневник. Если он в отпуске, болеет или ушёл, дата ушла вместе с ним.
3. Разговор о продлении откладывается на последний день. Говорить о продлении в последнюю неделю тяжело: собственник уже настроен на «столько времени прошло, а вы не продали». Продление нужно поднимать за недели до срока, как часть процесса продажи.
4. Нет ответственного. Договоры — «дело офиса», но офис — не человек. Без конкретного имени и напоминания с датой это ничьё дело.

Порядок контроля на одну страницу

Для контроля эксклюзивов не нужна сложная система — нужен дисциплинированный порядок. Приведённый ниже можно вести даже в таблице; важно, чтобы он был полным и непрерывным.

1. Четыре поля для каждого договора

Объект, собственник, ответственный агент, дата окончания. Если хоть одно пустое, запись неполная. Рядом с датой фиксируйте тип договора (эксклюзивный или общий), есть ли пункт о продлении и на каких условиях.

2. Ступенчатые напоминания

Одного напоминания мало: оно приходит во время встречи и забывается. Рабочая схема: за 30 дней — запланировать разговор о продлении; за 14 — встретиться с собственником; за 7 — зафиксировать результат; за 3 дня и за 1 день — финальная проверка. Каждая ступень должна уходить и ответственному агенту, и руководителю филиала. Напоминание, которое пришло только агенту, не пришло вовсе, если агента нет на месте.

3. Повестка встречи о продлении

Встреча на отметке 30 дней не должна быть вопросом «продлим?». Повестка такая: что мы сделали за период (число показов, полученные предложения, обратная связь покупателей), что изменилось на рынке, наша рекомендация по цене, план на следующий период. Агентство, которое приходит с такой повесткой, продление заслужило. Для этого нужны записи: агентство, не фиксировавшее показы и предложения, не сможет рассказать собственнику, что делало.

4. Десять минут в неделю

Каждую неделю в один и тот же день руководитель филиала открывает список договоров, истекающих в ближайшие 30 дней, и задаёт ответственному агенту по каждому один вопрос: на какой стадии разговор о продлении? Это занимает десять минут и предотвращает большинство пропусков.

Таблица или программа?

Мы сказали, что этот порядок можно вести в таблице, и это так. Но таблица не отправляет напоминания, не передаёт запись при смене агента и не показывает историю показов рядом для разговора с собственником. После трёх агентов или второго филиала таблица не успевает.

Если выбираете программу, вам нужен не красивый «документооборот». Смотрите на другое: обязательна ли дата окончания; ступенчатые ли напоминания и доходят ли они до руководителя; привязан ли договор к карточке объекта и к контакту собственника; сохраняет ли продление историю как новая запись.

Контроль эксклюзивов в PropOrdo

В PropOrdo каждый договор на эксклюзив хранится на экране «Договоры» как запись, привязанная к объекту и собственнику, и дата окончания обязательна. По мере приближения срока ответственному агенту и руководителю филиала автоматически уходят напоминания за 30, 14, 7, 3 и 1 день. Ближайшие окончания видны на экране «Сегодня» и в отчёте филиала, а поскольку история показов и предложений лежит в той же карточке объекта, подготовка к встрече о продлении не превращается в поиск записей. Если хотите настроить это на своём портфеле, пробный период — 14 дней бесплатно.