Satış olmayan ayda ciro: kira yönetimi ve tekrarlayan gelir kalemleri

Bir emlak ofisinin gider tarafı her ay aynıdır: ofis kirası, portal aboneliği, maaşlar, telefon, araç. Gelir tarafı ise satışa bağlıdır ve satış aylara eşit dağılmaz. Üç satışın yapıldığı ay bol gelir, sıfır satışın yapıldığı ay borç demektir. Faiz yükseldiğinde, kredi daraldığında ya da mevsim döndüğünde bu dalga daha da sertleşir.

Bu dalgayı yumuşatmanın bilinen yolu, gelirin bir kısmını satıştan bağımsız hâle getirmektir. Emlak ofisinin bunun için en doğal aracı zaten elinin altındadır: kira.

Kiralamadan kira yönetimine

Çoğu ofis kiralama yapar: kiracı bulur, sözleşmeyi imzalatır, bir kira bedeli komisyon alır ve dosyayı kapatır. Bu bir kere alınan bir gelirdir; bir sonraki ay yine sıfırdan başlar.

Kira yönetimi farklıdır. Ofis, mal sahibi adına kiracıyla ilişkiyi sürdürür: kira tahsilatını takip eder, gecikmeyi bildirir, artış dönemini hatırlatır, sözleşme yenilemesini yapar, arıza ve bakım taleplerini yönlendirir. Karşılığında aylık kira bedelinin belli bir oranını ya da sabit bir aylık ücret alır. Bu gelir, satış olsun olmasın her ay gelir.

Yönetilen mülk sayısı arttıkça bu kalem ofisin sabit giderlerinin bir kısmını karşılar hâle gelir; satış ayı bolluğu, satışsız ay sıkıntısı yumuşar.

Mal sahibi neden yönetim ücreti ödesin?

Türkiye’de birçok mal sahibi kirayı kendi tahsil eder ve “ben kendim de yaparım” der. Yönetim hizmetini satabilmek için hangi mal sahibi için gerçekten değer ürettiğinizi bilmek gerekir:

• Uzaktaki mal sahibi. Başka şehirde ya da yurt dışında yaşayan, mülkü yerinde takip edemeyen kişi. Türkiye’de yabancıya satılan konutların önemli bir kısmı bu gruba girer; alıcı ülkesine döner, mülk kalır.
• Birden fazla mülkü olan mal sahibi. Üç dört daireyi, her birinin sözleşme tarihini, artış dönemini ve kiracısını takip etmek başlı başına iştir.
• Zaman istemeyen mal sahibi. Kiracıyla arıza konuşmak, geciken kirayı sormak, tahliye sürecini yürütmek istemeyen kişi.

Bu gruplara yönetim hizmeti bir lüks değil, bir rahatlıktır. Doğru anlatıldığında satılır.

Yönetim hizmetinin içeriği

Yönetim paketini yazılı ve net tanımlayın. Ne dahil, ne dahil değil, kaça. Örnek bir kapsam:

1. Kira tahsilatı takibi ve gecikmede mal sahibine bildirim
2. Sözleşme bitiş ve artış dönemi takibi, yenileme görüşmesi
3. Kiracıyla iletişim: arıza, bakım, temizlik taleplerinin alınması ve ustaya yönlendirilmesi
4. Yıllık mülk kontrolü ve fotoğraflı rapor
5. Tahliye ve yeni kiracı bulma süreci (genelde ayrı ücretlendirilir)

Hukuki işlemler (ihtar, dava) kapsam dışıdır; ofis bunları avukata yönlendirir. Bunu baştan söylemek, sonradan çıkan “ama siz yönetiyordunuz” tartışmasını engeller.

Ücreti nasıl belirlersiniz?

İki yaygın model var: aylık kiranın belli bir yüzdesi ya da sabit aylık ücret. Yüzde modeli yüksek kiralı mülkte ofise, sabit ücret düşük kiralı mülkte mal sahibine avantajlıdır; çoğu ofis ikisini birden sunar ve mal sahibine seçtirir. Oranı belirlerken kendi maliyetinizi hesaplayın: bir mülk için ayda kaç saat harcanıyor, usta yönlendirmesi kaç kez oluyor, tahsilat takibi kimin zamanını alıyor. Bölgenizdeki ofislerin ne aldığını sormak da yerinde; rakamı biz vermeyeceğiz çünkü şehre ve mülk tipine göre gerçekten değişiyor.

Diğer tekrarlayan kalemler

Kira yönetimi en büyük kalemdir ama tek değildir:

• Yönlendirme komisyonları. Tadilat ustası, mobilyacı, taşımacı, sigorta acentesi, nakliyeci. Satış ya da kiralama sonrası müşterinin ihtiyaç duyduğu hizmetlere yönlendirme, karşılıklı anlaşmayla komisyon getirir. Şeffaf olun: müşteri, ofisin bu yönlendirmeden pay aldığını bilmeli.
• Site ve apartman yönetimi. Ayrı bir uzmanlık ister ama kira yönetimiyle doğal bir bütünlük vardır.
• Değerleme ve danışmanlık. Lisanslı değerleme ayrı bir meslektir; ancak bölge fiyat raporu, yatırım danışmanlığı gibi hizmetler ücretlendirilebilir.

Operasyon olmadan olmaz

Kira yönetiminin tuzağı şudur: on mülk elde tutulur, otuz mülk tutulmaz. Kim hangi ay ödedi, kimin artışı ne zaman, hangi dairede kombi bozuk; bu bilgi bir defterde ya da bir kişinin hafızasında durursa büyüme ilk kaçırılan artış dönemiyle biter. Mal sahibi, kaçırılan artışı ofisten sorar.

Yönetim işine girmeden önce üç şeyi kurun:

• Her sözleşme için tahsilat takvimi: hangi ayın kirası ne gün bekleniyor, ödendi mi, gecikti mi.
• Artış ve bitiş tarihleri için hatırlatma; hem size hem mal sahibine.
• Kiracı taleplerinin kaydı: talep alındı, ustaya iletildi, tamamlandı, mal sahibine bildirildi.

Bu üçü varsa yönetilen mülk sayısını artırabilirsiniz; yoksa hizmet kalitesi mülk sayısıyla ters orantılı düşer.

PropOrdo’da kira ve mülk yönetimi

PropOrdo’da Kira Sözleşmeleri ekranı her sözleşme için kira bedeli, depozito, artış dönemi ve bitiş tarihini tutar; tahsilat takvimi ay ay oluşturulur ve ödenen, bekleyen, geciken tahsilatlar görünür. Mülk Yönetimi bölümünde mal sahibiyle yapılan yönetim paketi tanımlanır; Hizmet Talepleri ile kiracıdan gelen arıza ve bakım talepleri kayıt altına alınır. Yönlendirme ortakları ve komisyonları ayrı bir modülde izlenir. Ödemeyi tahsil etmek ofisin işidir; PropOrdo parayı tutmaz, yalnız takvimi ve kaydı tutar. Kira tarafını kurmayı denemek için 14 günlük ücretsiz hesap açabilirsiniz.