Emlak ofisi için CRM seçerken sorulacak 10 soru

Emlak ofisi için yazılım seçmek zor değildir; yanlış yazılımdan çıkmak zordur. Veriler taşınmıştır, ekip alışmıştır, yıllık ödeme yapılmıştır. Bu yüzden seçim aşamasında birkaç saat fazla harcamak, bir yıl pişmanlıktan ucuzdur.

Aşağıdaki on soru, demo ekranındaki parlaklığın ötesine bakmak için. Her soruda neden önemli olduğunu ve iyi bir cevabın nasıl göründüğünü yazdık; soruları satıcıya sormadan önce kendi ofisiniz için de bir kez cevaplayın. PropOrdo’nun kendi cevaplarını da dürüstçe verdik; bazılarında zayıfız.

1. Danışman ayrılınca müşteri verisi ne olur?

Sistem, kayıtları kullanıcıya değil şirkete bağlamalı. Danışmanın hesabı kapatıldığında müşteri, randevu, yazışma kaydı yerinde durmalı ve başka bir danışmana devredilebilmeli. “Danışman kendi verisini dışa aktarıp gidebilir” diyen bir sistem, ofisin değil danışmanın sistemidir.

PropOrdo: Kayıt şirkete aittir; hesap kapatılınca kayıt kalır, yönetici devreder.

2. Hangi portallarla entegre?

Türkiye’de ilan girişi birkaç büyük portalda yapılır ve her birine ayrı ayrı girmek zaman alır. Entegrasyon varsa hangi portallar, hangi yönde (ilanı gönderme, gelen talebi çekme) ve ne kadar güvenilir çalışıyor, sorun.

PropOrdo: Bu konuda zayıfız. Portal entegrasyonu her portalda yok; ilan kaydı PropOrdo’da tutulur, portala giriş çoğu durumda ayrıca yapılır. Rakip ilanları izleme var, otomatik ilan gönderme yaygın değil. Sizin için bu kritikse baştan bilin.

3. Yetki belgesi süresi kimin sorumluluğunda?

Süre takibi bir alan olarak var mı, yoksa hatırlatmayı siz mi kuracaksınız? İyi cevap: bitiş tarihi zorunlu, hatırlatma kademeli ve yöneticiye de gidiyor.

PropOrdo: Yetki Belgeleri ekranı; 30/14/7/3/1 gün kala otomatik hatırlatma, danışmana ve şube yöneticisine.

4. Randevu sonucu girilmezse ne olur?

Randevu takvimi her yazılımda var. Soru şu: gerçekleşen randevunun sonucu (olumlu, olumsuz, gelmedi) kaydediliyor mu ve sonucu girilmeyen randevu raporları bozuyor mu? Sonuç girişi olmayan sistemde dönüşüm hunisi uydurmadır.

PropOrdo: Randevu sonuçla kapanır; sonuç girilmeyen randevu satış dosyası açmaz.

5. Lead kaynağı nasıl kaydediliyor?

Serbest metin mi, kapalı liste mi? Kaynak bazlı huni raporu var mı? Kayıp nedeni kaydediliyor mu? Serbest metinle rapor çıkmaz.

PropOrdo: Kaynak, sabit ve kısa bir kanal listesinden seçilir, ayrıntı yanındaki serbest alana yazılır; alan zorunlu değil, huni raporu kaynağı boş kayıtların oranını gösterip uyarır. Dönüşüm Hunisi kanal ve danışman kırılımıyla, kayıp nedenleriyle çıkar. Kanal başına reklam harcaması girişi yok; satış başına maliyeti kendi tablonuzda hesaplarsınız.

6. Kira ve mülk yönetimi var mı, yoksa sadece satış mı?

Ofisiniz kira yönetimi yapıyorsa ya da yapmayı planlıyorsa tahsilat takvimi, artış dönemi, kiracı talebi takibi olmalı. “Kiralama” sekmesi olan her yazılım kira yönetimi yapmaz.

PropOrdo: Kira Sözleşmeleri, tahsilat takvimi, Mülk Yönetimi paketleri ve Hizmet Talepleri var. Kira parasını PropOrdo tutmaz; takvimi ve kaydı tutar.

7. Komisyon dağıtımı nasıl hesaplanıyor?

Danışman, şube ve şirket payı; iki danışmanın ortak dosyası; yönlendirme ortağı payı. Bunlar hesaplanıyor mu, yoksa ay sonu Excel’de mi çıkıyor?

PropOrdo: Satış dosyasında komisyon dağıtımı danışman/şube/şirket olarak hesaplanır; yönlendirme ortağı komisyonu ayrı modülde.

8. Kişisel veri ve güvenlik: kim neyi görür, kim neyi yaptı?

Rol ve yetki sunucuda mı uygulanıyor, yalnız arayüzde gizleniyor mu? Denetim kaydı var mı ve silinebilir mi? İki adımlı doğrulama var mı? Silinen kayıt geri alınabilir mi? Yedek alınıyor mu? Bu sorular sıkıcıdır ama bir veri sızıntısında ofisin adı geçer, yazılımın değil.

PropOrdo: Roller ve izinler sunucuda uygulanır; denetim kaydı yalnız eklenir, silme ucu yoktur; isteğe bağlı TOTP 2FA; çöp kutusu ile geri alma; günlük otomatik yedek.

9. Ekip telefondan kullanabiliyor mu, hangi dilde?

Danışman sahadadır; masa başı yazılım kullanılmaz. Telefonda gerçekten çalışıyor mu, uygulama olarak kurulabiliyor mu? Ekipte ya da müşteride Türkçe dışında dil varsa arayüz o dilde mi?

PropOrdo: Telefona kurulabilen PWA; arayüz Türkçe, İngilizce ve Rusça. Yerel iOS/Android mağaza uygulaması yok.

10. Fiyat neye göre ve çıkış nasıl?

Kullanıcı başına mı, şirket başına mı? Yıllık ödeme zorunlu mu? Veriyi dışa aktarabiliyor musunuz, hangi biçimde? Sözleşme bitince veriniz ne kadar süre erişilebilir kalıyor?

PropOrdo: Abonelik şirket düzeyinde, kullanıcı başına değil; aylık ya da yıllık, yıllıkta indirim; güncel fiyat yalnız fiyat sayfasında ve açık API’de, biz burada rakam yazmıyoruz çünkü değişebilir. Yedek dökümünü JSON olarak indirebilirsiniz. Kredi kartı istemeyen 14 günlük deneme var.

Son bir soru: kendinize

Yazılım, ofiste olmayan bir disiplini yaratmaz; olan disiplini kolaylaştırır. Randevu sonucunu kimse girmiyorsa, yetki belgesi tarihini kimse yazmıyorsa en iyi yazılım da boş ekran gösterir. Seçimden önce ekibinizle konuşun: hangi üç şeyi her gün kaydetmeye razılar? Yazılımı ona göre seçin, ilk ay sadece o üçünü isteyin.

Bu on soruyu bir satıcıya sorup net cevap alamıyorsanız, cevabı demo ekranında aramayın. Bize sorarsanız yukarıdaki cevapları alırsınız; zayıf olduğumuz yerler dahil.