Перенос переписки WhatsApp в учёт

Большая часть работы проходит в WhatsApp. Подход PropOrdo — не лезть в телефон агента, а подключить собственную линию WhatsApp Business агентства и сделать переписку на этой линии записью филиала. Этот урок о подключении и ежедневном использовании.

1. Что происходит без подключения

В левом меню откройте Переписка с клиентами. Если подключение не настроено, экран прямо сообщает: «Подключение WhatsApp Business не настроено». В этом состоянии ничего не записывается; нажатие на номер лишь открывает WhatsApp на вашем телефоне. Вместо неработающей кнопки — правда.

2. Подключите линию WhatsApp Business

Как администратор компании перейдите в Компания → Настройки связи. Здесь настраиваются две вещи: почтовый провайдер и WhatsApp Business. Раздел WhatsApp запрашивает данные аккаунта WhatsApp Business (Cloud API) от Meta: идентификатор номера телефона и токен доступа. Их вы получаете в бизнес-панели Meta; PropOrdo не может создать их за вас.

Для подключения нужен номер WhatsApp Business на имя агентства; личный аккаунт WhatsApp подключить нельзя. Это осознанное ограничение: записывается деловая линия агентства, а не личные чаты агента.

После сохранения подключения предупреждение на экране «Переписка с клиентами» исчезает, и переписка начинает поступать.

3. Экран переписки

Экран из двух колонок: слева список диалогов (номер или имя из Справочника, последнее сообщение, число непрочитанных), справа выбранный диалог. Входящие и исходящие сообщения отображаются с направлением и отметкой времени; входящее без ответа помечено «ожидает ответа».

Внизу можно написать сообщение и нажать Отправить; оно уходит с линии агентства и одновременно записывается. Список Выбрать шаблон подставляет часто используемые тексты (подтверждение встречи, отправка объявления, напоминание о дне сделки). Чтобы начать диалог с новым номером, используйте поле «Новый диалог по номеру» вверху.

Если сообщение не доставлено (номера нет в WhatsApp, линия ограничена), экран сообщит: «Сообщение сохранено, но не отправлено». Запись всё равно сохраняется; проблема видна.

4. Привяжите переписку к клиенту

Ценность переписки в том, что она видна в карточке клиента. Если номер телефона совпадает с записью в Справочнике контактов, диалог автоматически привязывается к этому человеку и, если есть, к его запросу; в списке вместо номера вы увидите имя. Если совпадения нет, добавьте номер в Справочник: при следующем обновлении диалог привяжется и появится в ленте клиента рядом со встречами и предложениями.

Поэтому важно правильно записать телефон при первом контакте: номер в Справочнике и номер в WhatsApp должны быть в одном формате, с кодом страны.

5. Кто видит и как долго хранится

Переписку видят агенты и руководители филиала согласно роли; переписка другого филиала не видна. Кто и когда написал, фиксируется в журнале аудита. Если агент уходит, переписка остаётся в записях филиала.

Срок хранения — решение вашего агентства, а не PropOrdo. Определите в уведомлении о конфиденциальности, сколько храните данные клиентов, и удаляйте записи по истечении срока. Сторону персональных данных мы разобрали без юридических советов в статье блога «Почему переписка о недвижимости в WhatsApp теряется»; для своего агентства рекомендуем консультацию специалиста.

Контрольный список

• Есть номер WhatsApp Business на имя агентства.
• Подключение сохранено в «Настройках связи», предупреждение исчезло.
• Телефоны клиентов в Справочнике записаны с кодом страны.
• Готовы шаблоны для частых сообщений.

Следующий урок: напоминания и правила сопровождения.