Создание встречи и внесение результата

Встреча в PropOrdo делает две вещи: приводит вас и клиента к одной двери в один час, а затем записывает ответ на вопрос «что произошло?». Без второго первого для агентства не было: встреча без результата не попадает в отчёты и не открывает файл сделки.

1. Новая встреча

В левом меню откройте Встречи и нажмите + Новая встреча. Поля:

• Название: короткое и узнаваемое, например «Ахмет-бей — показ Оба 2+1».
• Тип встречи: показ, переговоры, телефонный звонок, фото / видеосъёмка, полевая работа, договор / подписание, оценка, другое. Тип определяет, какие варианты результата появятся при закрытии.
• Дата и время, Длительность (минуты).
• Контакт: клиент из Справочника. Привяжите встречу к человеку; непривязанная встреча не отображается в карточке клиента, и её потом нужно привязывать через экран «Непривязанные встречи».
• Связанный объект: показываемый объект. Именно эта связь позволяет считать встречу «показом» в отчёте-воронке.
• Ответственный агент: по умолчанию вы; руководители могут назначить другого агента.
• Место / ссылка: физический адрес или ссылка на онлайн-встречу. Для удалённой встречи кнопка «Создать ссылку Google Meet» открывает комнату.
• Заметки и подготовка: особые пожелания клиента, напоминание о бюджете, код домофона.

Нажмите Сохранить — встреча появится в календаре и в списке «Задачи» на экране «Сегодня».

2. Отправьте приглашение

В меню «⋯» строки встречи есть Отправить приглашение — клиенту уходит письмо с деталями и вложением календаря (.ics). Отправить через WhatsApp открывает тот же текст в WhatsApp; если встреча привязана к контакту, номер подставляется. Скачать .ics добавляет встречу в ваш календарь Apple или Outlook.

3. Закройте встречу результатом

Когда время встречи прошло, под строкой появляются кнопки результата. Для показа варианты: Понравилось, Сомневается, подумает, Не понравилось, Клиент не пришёл, Перенесено на другой день. У телефонного звонка свои варианты: «Поговорили, заинтересован», «Недоступен», «Перезвонить позже». Нажатие закрывает встречу.

При «Понравилось» PropOrdo спрашивает: «Открыть файл сделки по этой встрече?» Нажмите Открыть файл — клиент и объект подставятся, вы только введёте сумму, а комиссия рассчитается на экране «Файлы сделок». Нажмите Не сейчас — результат сохранится, файл откроете позже.

Перенесённую встречу отредактируйте с новой датой; отменённую отметьте «Отменена». Не удаляйте: удалённая встреча исчезает и из истории.

4. Смотрите, что осталось открытым

Вверху экрана «Встречи» показано число встреч, ожидающих закрытия: «N встреч ожидают закрытия. Встреча без результата не попадает в отчёты и анализ конверсии». Нажмите Показать к закрытию, чтобы отфильтровать список, и обнуляйте его каждый вечер. Фильтр «Результат не внесён» делает то же самое.

Руководитель филиала видит все встречи филиала с фильтром «Вся команда». Спросить о незакрытых встречах на еженедельной планёрке — самый короткий путь к точной воронке.

5. Попросите клиента об оценке

Ссылка для оценки в том же меню «⋯» создаёт одноразовую ссылку для клиента; он оценивает показ и отмечает агента, с которым встречался. Ссылка действует 30 дней и принимает один ответ. Не обязательно, но это самый дешёвый способ увидеть работу агента глазами клиента.

Контрольный список

• Встреча привязана к контакту и объекту.
• Приглашение отправлено.
• После истечения времени выбран результат.
• Число «ожидают закрытия» к вечеру равно нулю.

Следующий урок: перенос переписки WhatsApp в учёт.