WhatsApp yazışmasını kayda düşürme

Emlak işinin çoğu WhatsApp’ta geçer. PropOrdo’nun yaklaşımı danışmanın telefonuna girmek değil, ofisin kendi WhatsApp Business hattını bağlayıp o hattaki yazışmayı şubenin kaydı yapmaktır. Bu ders bağlantıyı ve günlük kullanımı anlatır.

1. Bağlantı olmadan ne olur?

Sol menüden Müşteri Yazışmaları ekranını açın. Bağlantı yapılandırılmamışsa ekran bunu açıkça yazar: “WhatsApp Business bağlantısı yapılandırılmamış.” Bu durumda kayıt tutulmaz; numaraya tıklamak yalnız telefonunuzdaki WhatsApp’ı açar. Çalışmayan bir düğme sunmak yerine gerçeği söyler.

2. WhatsApp Business hattını bağlayın

Şirket yöneticisi olarak Şirket > İletişim Ayarları ekranına gidin. Burada iki şey yapılandırılır: e-posta sağlayıcısı ve WhatsApp Business. WhatsApp bölümü, Meta’nın WhatsApp Business (Cloud API) hesabından alınan bilgileri ister: telefon numarası kimliği ve erişim belirteci. Bunları Meta’nın iş panelinden alırsınız; PropOrdo bunları sizin adınıza üretemez.

Bağlantı için ofis adına bir WhatsApp Business numarası gerekir; kişisel WhatsApp hesabı bağlanamaz. Bu bilinçli bir sınır: kayıt altına alınan şey ofisin iş hattıdır, danışmanın özel yazışması değil.

Bağlantı kaydedildikten sonra Müşteri Yazışmaları ekranındaki uyarı kaybolur ve yazışmalar akmaya başlar.

3. Yazışma ekranı

Ekran iki sütundur: solda yazışma listesi (numara ya da rehberdeki ad, son mesaj, okunmamış sayısı), sağda seçili yazışma. Gelen ve giden mesajlar yön ve zaman damgasıyla görünür; gelen mesajın yanında cevap bekliyorsa “yanıt bekliyor” yazar.

Alt kısımdan mesaj yazıp Gönder diyebilirsiniz; mesaj ofis hattından gider ve aynı anda kayda düşer. Şablon seç listesi sık kullanılan metinleri (randevu teyidi, ilan paylaşımı, tapu günü hatırlatması) hızlıca doldurur. Yeni bir numarayla yazışma başlatmak için üstteki “Numara ile yeni yazışma” alanını kullanın.

Bir mesaj gönderilemediyse (numara WhatsApp’ta değil, hat kısıtlı) ekran bunu söyler: “Mesaj kaydedildi ama gönderilemedi.” Kayıt yine tutulur; sorunu görürsünüz.

4. Yazışmayı müşteriye bağlayın

Yazışmanın değeri, müşterinin dosyasında görünmesindedir. Telefon numarası Kişi Rehberi’ndeki bir kayıtla eşleşiyorsa yazışma kendiliğinden o kişiye ve varsa müşteri talebine bağlanır; listede numara yerine ad görürsünüz. Eşleşmiyorsa numarayı rehbere ekleyin: bir sonraki yenilemede yazışma bağlanır ve müşteri dosyasındaki zaman çizgisinde randevu ve tekliflerle yan yana durur.

Bu yüzden ilk temasta telefonu doğru yazmak önemli: rehberdeki numara ile WhatsApp’taki numara aynı biçimde (ülke koduyla) olmalı.

5. Kim görür, ne kadar kalır?

Yazışmaları şubenin danışmanları ve yöneticileri rol yetkisine göre görür; başka şubenin yazışması görünmez. Kim ne zaman yazdı, denetim kaydında tutulur. Danışman ayrılsa yazışma şubenin kaydında kalır.

Saklama süresi PropOrdo’nun değil, ofisinizin kararıdır. Müşteri verisini ne kadar tutacağınızı aydınlatma metninizde belirleyin ve süresi dolan kaydı silin. Kişisel veri tarafını blogdaki “WhatsApp’ta yapılan emlak görüşmeleri neden kaybolur” yazısında hukuki tavsiye vermeden ele aldık; ofisiniz için bir uzmana danışmanızı öneririz.

Kontrol listesi

• Ofis adına WhatsApp Business numarası var.
• İletişim Ayarları’nda bağlantı kaydedildi, uyarı kayboldu.
• Müşteri telefonları rehberde ülke koduyla yazılı.
• Sık kullanılan mesajlar için şablonlar hazır.

Sonraki ders: hatırlatmalar ve takip kuralları.