Hatırlatmalar ve takip kuralları

Emlakta kaybedilen müşterilerin çoğu “hayır” demez; sessiz kalır ve unutulur. PropOrdo’da iki araç bunu önler: elle açtığınız hatırlatmalar ve sessizliği kendisi fark eden takip kuralları.

1. Hatırlatmalar ekranı

Sol menüden Hatırlatmalar ekranını açın. Üstte üç sayı görürsünüz: açık görev, geciken, bugün. Altında hızlı ekleme kutusu var: “Salı Ahmet Bey’i ara” yazıp Enter’a basın, görev açılır. Ayrıntı gerekiyorsa + Detaylı ekle: Başlık, Son tarih (saatli), Öncelik, İlgili Kişi / Müşteri, Notlar.

Görevi bir kişiye bağlamayı alışkanlık edinin. Bağlı görev müşterinin dosyasında görünür; “Ahmet Bey’le en son ne yaptık?” sorusunun cevabı orada durur. Bağsız görev yalnız sizin listenizde kalır.

Görevin yanındaki daireye basınca tamamlanır; yanlışlıkla bastıysanız “⋯” menüsünden Geri al. Geciken görevler kırmızı görünür ve listenin üstüne çıkar.

2. Bugün ekranı

Sol menünün en üstündeki Bugün, sabah açacağınız tek ekrandır. Bölümleri:

• Yapılacaklar: bugünkü randevular, vadesi gelen görevler ve sistemin ürettiği işler bir arada; “şimdi” grubu turuncu görünür.
• Bekleyen leadler: üstlenilmemiş adaylar.
• Süresi yaklaşan yetkiler: 30 gün içinde bitecek yetki belgeleri, 7 gün ve altı kırmızı.
• Vadesi yaklaşan çekler ve Ciro ve komisyon grafiği (yönetici rollerinde).

Sağ üstteki Bölümler ile kullanmadığınız paneli kapatabilirsiniz; tercih size ve şubenize özel saklanır. Hızlı ekle, ekrandan ayrılmadan görev, randevu ya da müşteri kaydı açar.

3. Takip kuralları: sessizliği yakalamak

Elle hatırlatma, hatırladığınız müşteri için işe yarar. Unuttuğunuz müşteri için Şirket > Takip Kuralları vardır. Bir kural şunu söyler: “Şu ilgi durumundaki müşteriyle şu kadar gün temas olmadıysa, sorumlu danışmana görev aç.”

Kural açmak için + Yeni kural deyin: Kural adı (ör. “Sıcak müşteri takibi”), İlgi durumu (sıcak, ılık, soğuk), Sessizlik (gün) ve “Kural çalışsın” anahtarı. Sıcak müşteri için 7 gün, ılık için 21 gün makul bir başlangıçtır; ofisinize göre ayarlayın.

Kural çalıştığında Hatırlatmalar ekranında “Ahmet Bey — 14 gündür temas yok” gibi bir görev belirir ve müşteri dosyasına işlenir. Kurallar ekranı, her kuralın kaç görev açtığını ve son çalışma tarihini gösterir; hiç görev açmayan kural ya çok gevşek ya da gereksizdir.

Kuralın ürettiği görev bir öneridir, ceza değil. Danışman müşteriyi aradıysa görevi tamamlar; sessizlik sayacı sıfırlanır.

4. Bildirim tercihleri

Hangi olayda kime haber gideceğini Şirket > Bildirim Tercihleri belirler: yeni lead düştüğünde, yetki belgesi süresi yaklaştığında, randevu kapanmayı beklediğinde. Uygulama içi bildirim her zaman vardır; e-posta ve Telegram kanalı isteğe bağlı açılır. Telefonunuza PropOrdo’yu uygulama olarak kurduysanız bildirimler ana ekrana düşer.

5. Bir günün akışı

Sabah Bugün ekranı: yapılacakları okuyun, randevu saatlerini kontrol edin. Gün içinde her görüşmeden sonra ya randevuyu sonuçla kapatın ya da bir sonraki adım için görev açın. Akşam Hatırlatmalar: geciken sıfır, yarının listesi hazır. Bu üç dakikalık disiplin, takip kurallarının hiç çalışmasına gerek bırakmaz; kurallar, disiplinin kaçırdığı günler için emniyet kemeridir.

Kontrol listesi

• En az bir görev kişiye bağlı açıldı ve tamamlandı.
• Bugün ekranındaki paneller ihtiyacınıza göre düzenlendi.
• Sıcak müşteri için bir takip kuralı çalışıyor.
• Bildirim tercihleri gözden geçirildi.

Sahada kursu burada bitiyor. Sıradaki kurs “Ay sonu”: yetki belgesi takibi, huni ve şube raporu, kira takvimi.