Dönüşüm Hunisi ve Şube Raporları’nı okumak

Raporlar, ay boyunca girilen kayıtların özetidir; kayıt eksikse rapor yanlış çıkar. Bu ders iki ekranı okumayı ve rakamın arkasındaki eksik kaydı bulmayı öğretir. Her iki ekran şube yöneticisi ve şirket yöneticisi rollerine açıktır.

1. Dönüşüm Hunisi

Sol menüden Dönüşüm Hunisi ekranını açın. Üstte dönem seçimi (bu ay, geçen ay, son üç ay gibi) ve şirket yöneticisi için “Tüm şubeler” ya da tek şube seçimi var.

Önce sarı uyarı kutusuna bakın. “N kaydın kaynağı yazılmamış (%X)” yazıyorsa kanal tablosuna güvenmeden önce Müşteriler ekranında bu kayıtların kaynağını tamamlayın; kutudaki bağlantı sizi oraya götürür. Bu oran düşmeden kanal kararı vermeyin. Dönemde kayıt az ise ekran oran yayımlamaz, yalnız adetleri gösterir; bu da bilinçli bir dürüstlük sınırıdır.

Adımlar bölümü temas → yer gösterme → teklif → kazanım aşamalarını, her adımın öncekine göre geçiş oranıyla verir. Altında “En dar boğaz” satırı hangi geçişin en düşük olduğunu söyler; iyileştirme çabası en çok oraya yatırılır. Temas çok, yer gösterme az ise talepler nitelikli değil ya da randevular kişiye ve mülke bağlanmıyor. Yer gösterme çok, teklif az ise fiyat ya da portföy uyumu sorunu var.

Kanal başına tablosu her kaynak için temas, yer gösterme, teklif, kazanıldı, kazanım yüzdesi ve komisyon sütunlarını verir. Az temasla yüksek kazanım oranı veren kanal (genelde tavsiye) ofisin en değerli kanalıdır; çok temasla düşük kazanım veren kanal ya pahalıdır ya da o kanalı karşılayan danışman zayıftır.

Danışman başına tablosu aynı adımları danışman kırılımında verir; “göstermeden kazanım” sütunu, gösterim yapılmadan kapanan dosyaları işaret eder. Bu çoğu zaman randevusu kaydedilmeden yapılan gösterimdir: kayıt eksikliği, performans farkı değil.

2. Şube Raporları

Sol menüden Şube Raporları ekranına gidin. Dönem seçin; “CSV indir” ile tabloyu dışa alabilirsiniz. Bölümler:

• Aylık gidişat — son 6 ay: yeni lead, yeni ilan ve kapanan dosya çubukları; alt satırda aylık komisyon. Üç aylık eğilim, tek ayın rakamından daha çok şey söyler.
• Dönüşüm hunisi: dönemin özet hunisi; ayrıntı için Dönüşüm Hunisi ekranına geçin.
• Lead kaynakları: dönemde kaynak dağılımı.
• Danışman performansı: danışman başına lead, dosya, ciro ve komisyon.
• Portföy sağlığı: aktif ilan sayısı, dönem içinde eklenen ilan, Fotoğrafsız, Yetki belgesiz ve 90+ gündür hareketsiz ilanlar.

Portföy sağlığı bölümü, ay sonu toplantısının en somut gündemidir. Fotoğrafsız ilan satılmaz; yetki belgesiz ilan korunmaz; 90 gün hareketsiz ilan ya fiyat konuşması ister ya da pasife alınmalıdır. Üçünün de hedefi sıfırdır.

3. Rakamın arkasındaki eksik kayıt

Raporu okurken şu soruyu sürekli sorun: bu rakam gerçeği mi, kaydın eksikliğini mi gösteriyor?

• Yer gösterme düşükse önce Randevular’da “Sonucu girilmemiş” süzgecine bakın.
• Kaynak tablosunda “Belirtilmemiş” büyükse Müşteriler’de kaynakları tamamlayın.
• Kapanan dosya azsa Satış Dosyaları’nda kapanış tarihi girilmemiş dosya var mı bakın.
• Yetki belgesiz ilan çoksa Yetki Belgeleri’nde “Eksik bilgisi olanlar” süzgecini açın.

Kayıt disiplini düzelince rapor kendiliğinden düzelir; raporu düzeltmek için yapılacak başka bir şey yoktur.

4. Şirket düzeyi

Birden fazla şubeniz varsa Şirket > Şirket Raporları tüm şubeleri yan yana koyar; şubeler arası karşılaştırma ve ciro toplamı oradadır. Rapor Oluşturucu ile danışman, bölge ya da durum bazında kendi tablonuzu kurabilirsiniz.

Kontrol listesi

• Kaynaksız kayıt oranı düşük.
• En dar boğaz belirlendi ve bir aksiyon yazıldı.
• Fotoğrafsız, yetki belgesiz ve 90+ gün hareketsiz ilan sayıları biliniyor.
• CSV aylık toplantı için indirildi.

Sonraki ders: kira sözleşmesi ve tahsilat takvimi.