Yetki belgesi takibi

Yetki belgesi, mal sahibinin ofise verdiği pazarlama yetkisinin yazılı hâlidir ve bir bitiş tarihi vardır. PropOrdo’da bu tarih kayıt için zorunludur; takip sistemi buna dayanır.

1. Yetki belgesi ekleyin

Sol menüden Yetki Belgeleri ekranına gidin ve + Yetki Belgesi Ekle deyin. Alanlar: Belge başlığı (ör. “Oba 2+1 — Yılmaz, münhasır yetki”), tür (yetki belgesi ya da genel sözleşme), Başlangıç ve Bitiş tarihi, bağlı portföy, mülk sahibi (Kişi Rehberi’nden), sorumlu danışman, notlar.

Başlangıç ve bitiş tarihi zorunludur; boş bırakırsanız ekran şunu söyler: “Başlangıç ve bitiş tarihi zorunlu — süre takibi bunlara bağlı.” Bitiş, başlangıçtan önce olamaz.

Belgenin taranmış kopyasını mülk sayfasındaki Belgeler bölümüne yükleyin; yetki kaydı ve mülk aynı dosyada durur.

2. Portföye bağlayın

Yetki belgesi bir mülke bağlı değilse listede “⚠ Portföy bağla…” seçimi görünür; oradan mülkü seçin. Bağlı olmayan belge, İlanlarım’daki “Yetki belgesi” süzgecinde görünmez ve şube raporundaki “yetki belgesiz portföy” sayısını düzeltmez. Mülk sayfasında da “Yetki belgesi bağlı” satırı dolar.

3. Hatırlatmalar nasıl çalışır?

Bitiş tarihine 30, 14, 7, 3 ve 1 gün kala PropOrdo kendiliğinden bildirim üretir. Bildirim iki kişiye gider: belgenin sorumlu danışmanına ve o şubenin yöneticilerine. Yalnız danışmana gitmemesi bilinçlidir: danışman izinliyse hatırlatma boşa gitmez.

Aynı gün için ikinci bir bildirim üretilmez; her eşik bir kez çalışır. Süre dolduğunda belge durumu kendiliğinden “Süresi doldu” olur ve son bir bildirim gider.

Bildirimleri Bildirimler ekranında ve telefonunuzda görürsünüz; Şirket > Bildirim Tercihleri’nden e-posta ya da Telegram kanalını da açabilirsiniz.

4. Ekranı okuyun

Yetki Belgeleri ekranının üstünde üç sayı var: Aktif yetki, 30 gün içinde bitecek, Süresi dolan. Yaklaşan bitişler ayrıca üstte bir “Süre uyarısı” satırında adıyla ve kalan günüyle listelenir. Aynı bilgi Bugün ekranındaki “Süresi yaklaşan yetkiler” panelinde de durur.

Süzgeçlerde Sorunlu kayıtlar seçimi iki iş görür: “Eksik bilgisi olanlar” portföyü, tarihi ya da mülk sahibi olmayan kayıtları çıkarır; “30 gün içinde bitenler” yenileme görüşmesi yapılacakları. Her kaydın altında eksikler açıkça yazar: “portföy bağlı değil · bitiş tarihi yok · mülk sahibi yok”.

5. Ay sonu rutini

Yöneticinin ayda bir yapacağı iş şudur:

1. “Eksik bilgisi olanlar” süzgecini açın; sıfıra indirin. Eksik kayıt, takip edilemeyen kayıttır.
2. “30 gün içinde bitenler” listesini danışman bazında gözden geçirin. Her biri için tek soru: yenileme görüşmesi ne durumda? Görüşme planlanmadıysa Randevular’dan “görüşme” türünde randevu açın ve mülke bağlayın.
3. Süresi dolanlara bakın. Yenilenecekse yeni bir yetki belgesi kaydı açın; eski kayıt geçmişte kalır ve mülkün yetki tarihçesi bozulmaz. Yenilenmeyecekse ilanı pasife alın.

Yenileme görüşmesine hazırlanmak için mülk sayfasını açın: gösterimler, teklifler ve yazışmalar oradadır. Mal sahibine “bu sürede şunları yaptık” demek için kayıt aramak gerekmez.

Kontrol listesi

• Her aktif mülkün yetki belgesi kaydı var ve tarihleri dolu.
• Belgeler portföye ve mülk sahibine bağlı.
• “Eksik bilgisi olanlar” süzgeci boş.
• 30 gün içinde bitecekler için yenileme görüşmesi planlı.

Sonraki ders: Dönüşüm Hunisi ve Şube Raporları’nı okumak.