Контроль договоров (эксклюзивов)

Договор на эксклюзив — письменная форма права на продвижение, которое собственник даёт агентству, и у него есть дата окончания. В PropOrdo эта дата обязательна для сохранения записи; на ней держится вся система контроля.

1. Добавьте договор

В левом меню перейдите в Договоры и нажмите + Добавить договор. Поля: название документа (например, «Оба 2+1 — Йылмаз, эксклюзив»), тип (эксклюзив или общий договор), дата начала и окончания, связанный объект, собственник (из Справочника контактов), ответственный агент, заметки.

Даты начала и окончания обязательны; если оставить их пустыми, экран сообщит: «Даты начала и окончания обязательны — контроль срока зависит от них». Окончание не может быть раньше начала.

Загрузите отсканированную копию в раздел «Документы» на странице объекта; запись договора и объект хранятся в одном месте.

2. Привяжите к объекту

Если договор не привязан к объекту, в списке появляется выбор «⚠ Привязать объект…»; выберите объект там. Непривязанный договор не отображается в фильтре «Договор» на экране «Мои объекты» и не исправляет число «объектов без договора» в отчёте филиала. На странице объекта строка «Договор привязан» тоже заполняется.

3. Как работают напоминания

За 30, 14, 7, 3 и 1 день до даты окончания PropOrdo сам создаёт уведомление. Оно уходит двум сторонам: ответственному агенту договора и руководителям этого филиала. Не отправлять только агенту — осознанное решение: если агент в отпуске, напоминание не пропадает.

Второе уведомление за один день не создаётся; каждый порог срабатывает один раз. Когда дата проходит, статус договора автоматически становится «Истёк», и уходит последнее уведомление.

Уведомления вы видите на экране «Уведомления» и на телефоне; в разделе Компания → Настройки уведомлений можно включить также почту или канал Telegram.

4. Читайте экран

Вверху экрана «Договоры» три числа: Активные договоры, Истекают в течение 30 дней, Истёкшие. Ближайшие окончания также перечислены по названию и оставшимся дням в строке «Предупреждение о сроке» вверху. Та же информация есть в панели «Договоры с истекающим сроком» на экране «Сегодня».

Фильтр Проблемные записи делает две вещи: «Неполные данные» выводит записи без объекта, даты или собственника; «Истекают в течение 30 дней» — те, по которым нужен разговор о продлении. Под каждой записью пробелы указаны прямо: «объект не привязан · нет даты окончания · нет собственника».

5. Порядок на конец месяца

Задача руководителя раз в месяц:

1. Откройте фильтр «Неполные данные» и доведите его до нуля. Неполная запись — запись, которую нельзя контролировать.
2. Пройдите список «Истекают в течение 30 дней» по агентам. Один вопрос по каждому: на какой стадии разговор о продлении? Если он не запланирован, создайте во «Встречах» встречу типа «переговоры» и привяжите к объекту.
3. Посмотрите истёкшие. Если продлеваете — создайте новую запись договора; старая остаётся в истории, и хронология договоров объекта не нарушается. Если не продлеваете — переведите объявление в неактивные.

Чтобы подготовиться к разговору о продлении, откройте страницу объекта: показы, предложения и переписка там. Сказать собственнику «вот что мы сделали за этот период» не требует поиска записей.

Контрольный список

• У каждого активного объекта есть запись договора с заполненными датами.
• Договоры привязаны к объекту и собственнику.
• Фильтр «Неполные данные» пуст.
• Для истекающих в течение 30 дней запланирован разговор о продлении.

Следующий урок: чтение «Воронки конверсии» и «Отчётов филиала».