İlk müşteri talebi ve portföyle eşleştirme

Bir alıcı ya da kiracı aradığında PropOrdo’da açtığınız kayıt “müşteri talebi”dir: kim, ne arıyor, ne bütçeyle, hangi bölgede. Bu kayıt, portföyünüzle otomatik eşleşir ve müşterinin dosyası hâline gelir.

1. Talebi açın

Sol menüden Müşteriler ekranına gidin, Yeni müşteri talebi deyin. Form alanları:

• Müşteri / Kişi: Kişi Rehberi’nden seçin ya da adı yazarak hızlı ekleyin. Telefon buraya girilir.
• Müşteri tipi ve Aradığı: satılık mı, kiralık mı.
• Bütçe alt / üst: aralık girin; eşleştirme bu aralığa bakar.
• İlgilendiği bölgeler: birden fazla seçebilirsiniz; liste Çalışma Bölgeleri’nden gelir.
• Oda ve Min. m²: isteğe bağlı ama eşleşmeyi daraltır.
• Kaynak ve Kaynak ayrıntısı: müşteri sizi nereden buldu. Aşağıda ayrıca anlatıyoruz.
• Durum ve Notlar.

Form altındaki uyarıyı okuyun: müşteri iletişim bilgileri kişisel veridir; ofisinizin aydınlatma metni ve saklama süresi olmalı.

2. Kaynak alanını boş bırakmayın

Kaynak, kısa ve sabit bir listedir: ilan portalı, web sitesi, sosyal medya, arama motoru / reklam, tavsiye, tabela, mevcut müşteri, iş ortağı, fuar, diğer. Hangi portal ya da kim tavsiye etti gibi ayrıntıyı yanındaki “Kaynak ayrıntısı” alanına yazın; listeye yeni satır eklemek yerine. Alan zorunlu değildir, ama boş bıraktığınız her kayıt Dönüşüm Hunisi’nde “kaynağı yazılmamış” oranını büyütür ve kanal raporunu güvenilmez kılar. Telefonda “bizi nereden buldunuz?” diye sormak yeterlidir.

3. Eşleşmeyi okuyun

Talebi kaydettiğinizde listede müşterinin satırında “N uygun portföy” rozeti görürsünüz. Eşleşme; tür, bütçe aralığı, bölge, oda ve metrekare ölçütlerine göre şubenizin portföyünden yapılır. Rozete basınca eşleşen mülkler satırın altında açılır; oradan mülk sayfasına geçebilir ya da bir randevu açabilirsiniz.

Rozet sıfır gösteriyorsa iki ihtimal var: portföyünüzde gerçekten uygun mülk yok, ya da talebi fazla dar girdiniz. Bütçe üstünü biraz açmak ya da komşu bölgeyi eklemek genelde eşleşme çıkarır. Eşleşme yoksa da talep değerlidir; uygun mülk gelince aynı rozet kendiliğinden dolar.

4. Durum ve kayıp nedeni

Talep bir süre sonra kapanır: müşteri aldı, vazgeçti, başka ofisle çalıştı. Durumu “kayıp” yaptığınızda Kayıp nedeni alanı zorunlu olur: bütçe uymadı, başka ofisle aldı, ulaşılamadı, vazgeçti, uygun mülk yoktu, diğer. Diğer seçilirse kısa not istenir. Bu alan sıkıcı görünür ama Dönüşüm Hunisi’ndeki “neden kaybediyoruz” tablosu yalnız buradan beslenir.

5. Müşteri dosyası

Müşteri satırına tıklayınca dosyası açılır: talebin kendisi, eşleşen mülkler, randevuları, yazışmaları, teklifler ve notlar tek zaman çizgisinde. İlerleyen derslerde randevu ve yazışma kayıtları buraya düşecek. Danışman ayrılsa bu dosya kalır; şube yöneticisi sorumluyu değiştirir.

Satırın “⋯” menüsünde Kartvizit ve QR kod var: müşteriye kendi iletişim kartınızı hızlıca göndermek için.

Kontrol listesi

• İlk talep açıldı, kaynak alanı dolu.
• Bütçe ve bölge girildi, eşleşme rozeti kontrol edildi.
• Kişi Rehberi’nde müşteri kaydı var, telefonu doğru.
• Ofisinizin aydınlatma metni hazır (bu PropOrdo’nun değil, sizin işiniz).

İlk gün kursu burada bitiyor. Sıradaki kurs “Sahada”: randevu açmak ve sonucunu girmek.